Az Excel számos alkalmazással rendelkezik, például a készlet nyomon követése, a levelezőlista karbantartása, értékesítési jelentések készítése és még sok más.
Az adatbázis növekedésével az egyik fő probléma, amellyel sok felhasználó találkozik, az ismétlődő értékek és sorok megszerzése. Ez pontatlanná teheti számításait, és megkérdőjelezi az embereket kompetenciájával.
Végül összefoglaló jelentést adhat duplikált értékekkel, vagy akár kétszer is levelet küldhet ugyanannak a személynek. Tehát meg kell találnia és el kell távolítania a másolatokat, hogy elkerülje ezeket az apró hibákat, amelyek komoly következményekkel járhatnak.
1. lehetőség: A duplikátum eltávolítása eszköz használata
Mivel ez a probléma sokszor előfordul, van egy dedikált parancs a szalagon, amely megkönnyíti a másolatok kezelését. Ez a helyzet a Microsoft Office csomag legújabb verzióival, például az Excel 2007-ig 2016-ig.
Válassza ki azt a táblázatot, amelyen dolgozik
Először ki kell választania a megcélzott cellákat, mivel az eszköz felhasználható a duplikátumok eltávolítására a teljes sorokban vagy részben egyező rekordokban.
Ezt úgy teheti meg, hogy kiválasztja a táblázatot, majd lenyomja a Ctrl + A billentyűkombinációt. Győződjön meg arról, hogy az eredeti fájl mentésre került, mivel a folyamat véglegesen törli a duplákat.
Kattintson az adat fülre a képernyő tetején
Miután kiválasztotta a tartományt, ellenőrizze a képernyő tetejét, és kattintson az adatok fülre. Megjelennek a különféle parancsok, majd ellenőriznie kell a 'duplikátumok eltávolítása' elemet, és kattintson rá.
A képernyőn megjelenik egy kis párbeszédpanel. Az első sor automatikusan kiválasztásra kerül, mivel be van pipálva az „adataim fejléc”. Ha nincs fejléc, és az adatok az 1. sorból indulnak, törölje az opció kijelölését.
Az ismétlődések eltávolításához nyomja meg az OK gombot
A teljes tábla kijelölésre került, ezért folytassa az OK gombot. Ez törli az összes másolatot. A törlés részletei a képernyőn megjelennek, egyedi értékek megmaradva, és az eltávolított ismétlődő bejegyzések száma látható.
Ha azonban a részleges másolatokat meghatározott oszlopok alapján szeretné eltávolítani , akkor válassza ki őket, a többit hagyva. Ha a táblázat sok oszlopot tartalmaz, a legjobb, ha törli az összes kijelölését, majd csak azokat válassza ki, amelyek dupes eltávolítást igényelnek.
Ha elkészült, kattintson az OK gombra. Ezután a megismételt információkat eltávolítjuk, és a részletek megjelennek a képernyőn.
2. lehetőség: Speciális szűrők használata az Excel programban
A speciális szűrő ikon segít az Excel másolatainak azonosításában és törlésében. Ez a legújabb Microsoft Office csomagban és a 2003-as verzióban használható. Meg kell nyitnia az Excel táblázatot, és az összeset ki kell választania a Ctrl + A gombra kattintva.
Kattintson a Rendezés és szűrés részben található adatok fülre, majd a Haladó gombra
Ezután kattintson a képernyő tetején található Adatok fülre, ahol különböző szakaszok jelennek meg alatta. Keresse meg a rendezés és szűrés részt, és kattintson a speciális gombra.
A képernyőn megjelenik egy párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja a „másolás más helyre” lehetőséget vagy a helyben történő szűrést. Ez utóbbi minden sort duplikátumokkal rejt, míg az előbbi létrehozza a rekordok másolatát.
Állítsa be az adatok tartományát a "lista tartomány" alatt
A párbeszédpanelen található egy listatartomány mező, az Excel által kitöltött adatokkal. Ha módosítani szeretné a tartományt, megteheti úgy, hogy beállítja a „listatartomány” alatt.
A feltételtartomány üresen hagyása és a mezőre másolás csak akkor hasznos, ha más helyre másolást választott. Ellenkező esetben hagyja üresen a „Helyben lévő lista szűrése” opciót.
Jelölje be az "Csak egyedi rekordok" négyzetet
Ugyanezen párbeszédpanel alatt található egy "Csak egyedi rekordok" feliratú mező - jelölje be ezt a négyzetet. Ez azt mondja az Excel-nek, hogy szűrje ki az ismétlődéseket, miközben megtartja az egyedi bejegyzéseket.
Kattintson az OK gombra a másolatok eltávolításához
Miután követte ezt a folyamatot, az OK gombra kattintva megszabadulhat a másolatoktól. Ezután a dokumentum duplikált adatokat tartalmaz, kivéve az eltávolítottakat.
Mivel a folyamat feltételezi, hogy vannak fejlécek a dokumentumban, ha az 1. sor tartalmaz duplikátumot, akkor azt nem távolítják el. Törölje manuálisan, ha nem fejléc.
Ha a speciális szűrési folyamatot használja, akkor csak a duplikátumokat távolíthatja el az egész táblázatból, mivel nincs más lehetőség a részleges végrehajtásra. Ugyanakkor eltávolíthatja a másolatokat, és egyidejűleg létrehozhat egy másolatot az adatokról.
3. lehetőség: Másolat eltávolító eszköz használata 2 egérkattintással
A beépített duplikátumeltávolítókon kívül használhat olyan kiegészítőket, mint az Ablebits duplikátumeltávolító a dupes megszabadításához. Az eszköz többcélú, és más funkciókat is képes végrehajtani. Minden operációs rendszeren és minden Excel verzión működik. Itt az eszköz használatának egyik módjára fogunk összpontosítani, amely mindössze 2 egérkattintást igényel.
Jelölje ki a cellát a kívánt táblázatban
Ellenőrizze azt a táblázatot, ahol be kell vezetnie a rekordokat, és az Ablebits adatokban kattintson a "dedupe táblázat" elemre. Ez kiválasztja az egész táblázatot, és megnyílik a párbeszédpanel, az összes oszlop automatikusan kiválasztva.
Válassza a duplikátumok törlését a "művelet kiválasztása" mező legördülő listájából
A jobb alsó sarokban található egy legördülő lista a kiválasztott művelet mező alatt. Válassza a duplikátum törlése lehetőséget, majd nyomja meg az OK gombot. Az ismétlődő értékek törlődnek, kivéve az 1. előfordulást.
Ismétlődések eltávolítása a kulcsoszlopokban
A 2 egérkattintási eljárással el lehet távolítani a duplikátumokat a kulcsfontosságú oszlopok alatti sorokon. Ehhez szüntesse meg a többi oszlop bejelölését, és hagyja bejelölve a dedupálni kívánt oszlopokat. Kövesse a fenti két pontot, és a másolatok eltávolításra kerülnek.
A kiválasztott művelet más műveletekhez is használható, például másolatok másolása más helyre, anélkül, hogy törölné őket. Használja a legördülő menüt a megfelelő kiválasztáshoz, így az Excel lapja rendezett és hibátlan.
Végső szó
A másolatok törlése az Excel-en egyszerű a fent kiemelt három lehetőség használatával. A folyamat egyszerű, és ezzel az útmutatóval néhány kattintással megteheti a végső segítséget a munkához és az Excel munkáját.
Amikor az Excel programban dolgozik, mindig tisztítsa meg az adatkészletet, kiküszöbölve a nem szakszerű hibákat. Ha bármilyen kihívással találkozik, ellenőrizze, hogy a feldolgozott adatok nincsenek-e összegezve vagy körvonalazva.
Ilyen esetekben el kell távolítania a részösszegeket és a vázlatot, majd a fenti módszerek bármelyikét kell használnia. Ezután az adatokat megtisztítják, így sokkal könnyebb lesz velük dolgozni.