Hogyan lehet szerveződni - keményen elnyert tippek az élet rendezéséhez

A COVID-19 által kiváltott változások miatt sok embernek egészséges és produktív módot kellett találnia a távmunkára.

Vannak, akiket hazaküldtek, és onnan folytathatják munkájukat, de a távmunka "művészete" nem csak otthon marad, és igyekszik minél produktívabb lenni. Számos olyan technika és bevált gyakorlat létezik, amelyek szuper produktivitássá tehetnek, fáradtság vagy kimerültség nélkül.

A cikk ötlete akkor merült fel, amikor az emberek azt kérdezték tőlem, hogyan szerveződjek, és ne törődjek cikkek készítésével és a heti tartalom közzétételével (azon kívül, hogy más kérdésekkel foglalkozom, például közösségek és események).

Először nem értettem, mi a nagy baj, mivel nem ugyanúgy láttam - amíg többen nem kezdtek el kérdéseket feltenni. Tehát rájöttem, hogy ez a téma érdekli a közösséget általában. Ekkor döntöttem úgy, hogy írok arról, amit csinálok, abban a reményben, hogy segítek mindenkinek, aki ezt olvassa.

Célkitűzés

Ez a cikk nem feltétlenül a „minden vége” forrás, hanem inkább az évek során összegyűjtött és rendszerezett legjobb gyakorlatok és tippek összessége.

Megjegyzés : Ez a cikk teljesen egyéni tapasztalataimon alapul, ezért hiányozhat vagy kihagyhat néhány dolgot, mert egyszerűen nem éltem meg őket.

Ezenkívül az összes eszköz, amelyet végig említek, és a róluk szóló vélemény teljesen az enyém, a felhasználásom és a tapasztalatom alapján.

Ha más tapasztalataid vannak, vagy más a véleményed a személyes szervezésről, szívesen olvasnék erről egy másik cikkben vagy a közösségi médiában.

Ennek ellenére térjünk át a tartalomra!

Az én történetem a személyes szervezéssel

Azok számára, akik nem ismernek, Lucas Santos vagyok. Jelenleg a Microsoftnál dolgozom Cloud Advocate-ként, de majdnem 9 éve dolgozom a technológiával és a fejlesztéssel.

De miért mondom el mindezt? Mert szeretném megmutatni, honnan származnak a személyes szervezéssel kapcsolatos elképzeléseim, és miért gondolom, hogy ezek különösen fontosak.

Pályafutásom során különféle pozíciókat töltöttem be különböző területeken, a támogatástól a vezetésig. És minden tapasztalatom során soha nem dolgoztam csak a fejlesztéssel.

Más szóval, a munkám soha nem volt az egyetlen munkám - mindig is nagyon sokat foglalkoztam fejlesztő közösségekkel, eseményekkel, találkozókkal, programozással tanítottam, cikkeket írtam, videókat és podcastokat készítettem ... mindezt úgy, hogy közben megpróbáltam kezelni a személyes életemet.

Kicsi korom óta mindig nagyon szorongó ember voltam. Mindig nagyon kíváncsi voltam, hogy megtudjam, hogyan működnek a dolgok, és mindig mindent szerettem volna irányítani. Tudnom kellett a dolgok egész folyamatát, hogy biztos lehessek abban, amit tettek. Biztonsági érzést keltett bennem, hogy tudtam, hol állok.

Általános és középiskola alatt ez soha nem jelentett problémát. De amikor eljutottam a munkaerőpiacra és az egyetemre, ez kezdett kivitelezhetetlennek bizonyulni. Könnyű mindent megtudni egy kis társaságban, de amikor a dolgok nagyra kezdenek válni, az nem áll az Ön kezén. Az, hogy megpróbálja visszaszerezni minden irányítását, olyan, mintha puszta kézzel próbálná visszatartani a mozgó vonatot.

És természetesen elhittem, hogy tartani tudom a vonatot ...

Tehát 2016 és 2017 voltak azok a legstresszesebb évek, amelyeket valaha éltem egész életemben. Nekem kellett irányítanom az egyetemet (abban az időben az UFABC tanulmányait) és a munkámat is, amely nemrég költözött egy São Paulo-i helyre, a "Vila Olímpia" -ra. Távol volt az otthonomtól és a tömegközlekedéstől, hogy odaérjek, fájdalom volt.

Ez volt az egyik legnehezebb teszt, amelyet le kellett tennem. Majdnem 2 órába tellett a munkába állás, ezért minden nap 5: 40-kor keltem, és egyenesen a munkából az egyetemre mentem, 23 órakor.

Mondanom sem kell, hogy meg kellett találnom a módját, hogy megszervezzem mindazt, amit tennem kell - a vizsgákra való tanulást, az alvás és a szabadidő óráit. De csúnyán megbuktam. Ugyanebben az évben több egészségügyi problémám és szorongásos rohamom volt. Még mindig minden nap szedek szorongás elleni tablettát.

Ettől kezdve kezdtem rájönni, hogy nem a dolgok mennyisége, amit tettem vagy nem, hanem az, hogy mit gondoltam róluk. Mindig azt hittem, hogy nem csinálok eleget, és nem érek oda, ahová szeretnék menni.

Itt jöttem rá, hogy nem én vagyok a probléma, hanem a szervezettség hiánya. Azóta megpróbáltam minél több emberrel evangelizálni a személyes szervezetet, hogy senki ne élhesse át ugyanazokat a problémákat, amelyeken én is átéltem.

Miért számít a személyes szervezet?

Először is, a szervezettség számít, mert ez segít csökkenteni (ha nem is megszüntetni) a szorongást a dolgok láttán - de erről egy kicsit többet beszélünk egy másik szakaszban.

Ez nagyszerű az egészségére, mert segít elkerülni sok olyan problémát, amelyet a szorongás okozhat. Tudja, hogy pihenhet, mert a dolgok meg vannak tervezve, és ha betartja a tervét, akkor minden készen áll, amikor kell.

Az életben minden szervezésre és tervezésre van szükség, a legkisebb dolgoktól, például a hörcsög születésnapjától kezdve a nagy és összetett problémákig, mint például a Kubernetes és az AKS közötti elosztott rendszerek.

Lehet, hogy kíváncsi vagy - meg kell szervezned magad, hogy mindent megtegyél az életedben, ez kötelesség? Nem, csak egyenként végezheti el a feladatokat, és elvégezheti azokat a kívánt sorrendben, mindent elraktározva a fejében. De végül rád nehezedik.

Végül, de nem utolsósorban a szervezettség módja több dolog kevesebb idő alatt történő elvégzése. Tehát az lehet, hogy azt az öt dolgot, amelyet a héten eltervezett, 2 nap alatt párhuzamosan meg lehet oldani. Akkor 3 napod lenne más dolgokra.

A szervezettség nemcsak a munkájának szervezését foglalja magában, hanem a személyes életét és a szabadidejét is. Igen! A szabadidő ugyanolyan fontos, mint bármely cikk vagy projekt, amelyet életében meg fog csinálni. Időbe kell kerülnie a napirendjében, bármi áron. De ha nem tervezel rá, akkor mindig az utolsó prioritás felé tolod, és akkor a szorongásod újra visszatér.

A személyes szervezet előnyei

Foglaljuk össze, miről beszélgettünk kis témákban. Milyen előnyei vannak a személyes szervezésnek?

  • Csökkenti a szorongást és a stresszt, amelyet a dolgok nem ellenőrzése okoz
  • Növekvő szervezeti gondolkodásmódot hoz létre, amely lehetővé teszi a szervezeti pszichológia kiterjesztését más területekre és más emberekre
  • Növeli hatékonyságát, lehetővé téve, hogy több dolgot kevesebb idő alatt végezhessen el
  • Felszabadítja az időt több dolog megvalósítására, és ennek következtében több időt ad önmagára
  • Egészséges szervezési és iktatási szokásokat teremt, amelyek lehetővé teszik a dolgok gyorsabb keresését és megtalálását
  • Felelősséget generál
  • Önuralmat és fegyelmet indukál

A személyes szervezés nehézségei

A szerveződés nem egyszerű feladat, ezért sokáig tart. A személyes szervezés messze túlmutat a naptárakon és a feladatlistákon - szokásokat kell kialakítanunk. És már bebizonyosodott, hogy egy új szokás kialakulása legalább 21 napot vesz igénybe.

Meg kell teremtenünk a fegyelmet, el kell kerülnünk a halogatást és sok más dolgot kell elvégeznünk, amelyek nemcsak mentális, hanem fizikai változásokat is magukban foglalnak.

Sok minden alááshatja személyes szervezetünket, amit észre sem veszünk, például:

  • A halogatás, a cselekvés elhagyása később, amikor nincs büntetés egy feladat elmaradása miatt
  • Mentális fáradtság
  • Fizikai fáradtság
  • A prioritások hiánya
  • A feladatok definíciójának hiánya
  • Az önfegyelem problémái (végül is nem minden ember képes megszervezni magát a fegyelem megteremtéséig és az emberek komolyan vételéig)

És még sok minden más.

Tegyük tudományossá és nézzük meg, hogyan működik az agyunk.

A személyes szervezet mögött álló pszichológia

Az agy egy lenyűgözően összetett számítógép, tele titkokkal, amelyeket még fel kell fedeznünk. Sikerült azonban a számítógépekhez nagyon hasonló analógiákat létrehoznunk.

Ahogyan gyakran egy sor feladatot fut egyszerre a személyi számítógépén - például az enyémnek van már böngészője, a szerkesztője, ahol ezt a cikket írom, és néhány kommunikációs alkalmazás -, úgy tűnik, minden fut a Ugyanakkor. De valójában a processzor nagyon gyorsan vált a feladatok között, vagyis lényegében egyszerre csak egy feladatot futtat.

Ugyanez igaz az agyunkra is. Bár úgy tűnik, hogy egyszerre több feladatot is elvégezhetünk, az agy csak két kognitívan összetett feladatot képes egyszerre végrehajtani.

Nagyon sokan úgy gondolják, hogy a multitasking cselekedete akkor előnyös és hatékony, ha valójában inkább káros, mint előnyös. Klasszikus példa arra, hogy megpróbál telefonon beszélni, miközben valami mást gépel. Vagy írhat egy e-mailt, miközben beszélget valakivel egy másik témáról. A beszédet feldolgozó csatornák ugyanis azonosak, és csak egy van belőlük.

És ez megmagyarázza, hogy miért köthetünk csomót, játszhatunk dalt és énekelhetünk egyszerre: a hangok és a motoros csatornák, amelyek felelősek a húrok mozgásáért, eltérőek.

Amikor ezt öntudatlanul tesszük, feladatváltásnak hívjuk, különben kognitív váltásnak.

Ezenkívül létezik ez a figyelemtartománynak nevezett koncepció, amely annak az időmérője, hogy az emberi lény továbbra is egy adott feladatra koncentrál. A Microsoft Canada 2015-ben publikált egy tanulmányt, amely szerint az átlagos idő, amikor az ember figyelmes marad egy feladathoz, körülbelül 8 másodperc. És ez nagyon fontos ahhoz, amiről majd beszélni fogunk.

Figyelem Span

Természetesen ez változhat az elvégzett feladattípusok szerint. Nyilvánvaló, hogy amikor egy feladat motiváló vagy kellemes, akár 20 percnyi figyelmünk is lehet.

És miért fontos ez? Egyszerűen azért, mert most van egy időkorlátunk, amelyben el kell végeznünk feladatainkat, hogy hatékonyak és szervezettek maradjunk. Vagyis nem hozhatunk létre olyan feladatokat, amelyek meghaladják a 20 percet.

Ez arra kényszerít minket, hogy a nagyobb feladatokat kisebb feladatokra bontsuk. Ez önmagában arra kényszerít minket, hogy részletezzük mindazt, amit csinálunk, és jobban leírjuk, mit kell tennünk. Ez arra is késztet bennünket, hogy kiküszöböljük az első pillantásra fontosnak tűnő haszontalan feladatokat vagy nevetséges tárgyakat.

És ez az első lépés a személyes szervezet felé: Pontosan ismerje meg, mit kell tennie.

Ha zavaros vagy nem egyértelműnek tűnő feladata van, egyszerűen nem tudja időben kidolgozni ezt a feladatot. Tehát létre kell hoznia egy másik feladatot, hogy jobban tudjon gondolkodni erről az elsőről. Ez azt jelenti, hogy van feladata a következő feladat megtervezéséhez, pontosan ezt tettem a cikk írásakor.

Szerettem volna tartalmat írni a személyes szervezésről, de nem tudtam, hol kezdjem. Tehát két hétig hajoltam fölötte, és kutattam a lehetséges témákat, amelyekről beszélhettem és írhattam, mindig jegyzeteltem.

Mivel brazil vagyok, a szervezeti jegyzeteim portugál nyelven készültek, de érted ...

Tartalomszervezés

Kezdeti tippek

A cikk ezen részében inkább arra a fegyelemre fogok koncentrálni, amelyet fejlesztenie kell a folyamat során. Dolgozunk azon, hogy megszervezzük magunkat emberként, ezért a következő eszközökre bízom a konkrét eszközök és módszertanok megvitatását.

Minden, amiről itt fogok beszélni, azon alapul, amit az évek során tapasztaltam.

Kerülje a fél szavakat és a nyitott összefüggéseket. Mindig pontosan tudja, mit kell tennie

Ügyeljen arra, hogy feladatai a legapróbb részletekig nagyon jól meghatározottak legyenek. A "Beszélj John-val" nem pontosan meghatározott feladat - rendkívül egyértelművé kell tennie mindent, amit meg kell tennie, a lehető legrészletesebben.

Például: "Beszéljen Jánossal a biztosítási kötvényről, és kérje a befizetés elküldését 23-án" sokkal konkrétabb és egyértelműbb.

Az agyad nem merevlemez-meghajtó, nem megbízható

Emlékszel, mit csináltál éppen ebben a pillanatban 3 évvel ezelőtt? Nem? Természetesen nem. Az emlékezetünk megbízhatatlan, ezért mindig jegyezzen fel mindent abban a pillanatban, amikor azt gondolja. Ne várjon későbbre, és soha ne mondja ki a "Később ezt írom le" kifejezést .

Mindent mindig a lehető legrészletesebben írjon le valahova, hogy kijusson az agyából.

Egy nap beszéltem egy barátommal, William "PotHix" Molinarival - aki szintén fejlesztő az egyik legjobban tetsző szervezési eszközön. Az egyik legmenőbb tippet adta nekem:

"Az agyad feldolgozásra készült, nem pedig memorizálásra, ezért szedj mindent, amire szükséged van, hogy emlékezz rá, és tedd egy másik megbízhatóbb csatornába, például papírba" .

Legyél fegyelmezett

A személyes szervezést az önfegyelem és a felelősségvállalás irányítja, ezért ezt munkája részeként kell felvennie.

Vannak, akik nehezen válnak valami személyes felelősséggé. Mert végül is senki nem fog veled verekedni, vagy kihúzni a hajadat, mert elmulasztott vagy elodázott egy személyes feladatot. Ön a saját menedzsere.

De ez jó és rossz is, főleg azért, mert egy kicsit keményen kell magaddal szemben lenned, hogy produktív és hatékony legyél. Ne feledje, hogy a kudarcaiért egyedül te vagy te és senki más.

Ezért a fegyelem kiépítésének felelőssége - mind a kisebb, mind a kisebb feladatokért - a tiéd és csak a tiéd. Tehát teremtsen következményeket magának, ha nem felel meg az elvárásainak: "Ma nem nézem meg a sorozatomat, mert nem teljesítettem a feladataimat", vagy "kikapcsolom az internetet, mert késleltettem ezt a feladatot".

MINDEN feladat

Később beszélünk erről, de minden feladatnak tekinthető, a kertben található levelek tisztításától kezdve a világbéke felé való munkáig. Így írja le mindent meg kell csinálni, és a szélsőséges alkalmazása csinálni listák.

Ne szégyellje megkérni a barátait, hogy küldjenek meghívókat arra a vasárnapi barbecue-ra, és éljen az elv szerint: "Ha nincs a naptáramban vagy a tennivalók listáján, akkor nem létezik."

Ne komplikáld túl

Csak arról beszéltünk, hogy lejegyezzük az egészet. De semmi haszna annak, ha csak egy feladatot tesz le a "Világbéke elérése" címmel. Ez túl nagy és homályos. Az alábbiakban erről többet beszélünk, de mindig próbáljon apró feladatokra bontani - ne feledje, 20 perc vagy kevesebb. Így mindig tudni fogja, mit kell tennie.

Mindennek megvan a határideje

Programozó vagyok, és utálok határidőkkel dolgozni, mert azt szeretném, hogy a rendszerem még robusztusabb és tökéletesebb legyen. De sajnos az életünkben mindennek végdátumra van szüksége.

Az összes létrehozott feladathoz meg kell adni a dátumot és / vagy az időt a befejezéshez. Ha addig nem érsz el, kudarcot vallottál a terveden, és újra kell gondolnod, hogyan szervezed magad.

A ritmusának megértése eltart egy ideig. Például 9 óra előtt emberi amőba vagyok, ezért tudom, hogy ez idő előtt nem tudok semmit nagyon összetettet teljesíteni. Tehát a legkomplexebb és legigényesebb feladatokat nagyobb kognitív terheléssel tervezem délután után.

Előtte kisebb feladatokat hajtok végre, például: válaszolok az e-mailekre, elolvasok néhány cikket az olvasási listámban, megnézek néhány YouTube-leckét, mappákat és fájlokat rendezek stb.

Növekedjen túl a jövőtől való félelmén

Ez túlmutat a feladatok személyes szervezésén. De a nagy probléma az, hogy azt gondoljuk, hogy a jövőben használunk valamit, és végül megtartjuk - például van itt egy mappám, tele floppykkal, amit csak a puszta nosztalgia miatt tartok.

De Mia Lotringer professzionális szervező ebben a kiváló cikkben egy nagyon érdekes módszert mutatott be arra, hogy fizikailag és virtuálisan rendezze magát fájljaival:

  1. Győzd le a félelmet a dolgok eldobásától vagy a fájlok törlésétől.
  2. Tegyen mindent, amire a jövőben szüksége lesz, egy megsemmisítési dátummal ellátott dobozba, általában 6 hónappal az aktuális dátumtól számítva.
  3. Ha valamit ki kell venni onnan, és ezt az utolsó időszak előtt fel kell használni, akkor vegye ki a dolgot a dobozból, és tegye egy másik dobozba, amelynek hosszabb megsemmisítési ideje van, például 1 évre.
  4. Ha újra ki kell vennie ezt az elemet az 1 éves dobozból, akkor őrizze meg, mert valójában használja.
  5. Ha nem, amikor a dátum megérkezik, dobjon el mindent a dobozokban.

Van hová szerveznie a feladatait

Beszélünk egy kicsit az eszközökről és a szoftverekről, de most mindig legyen hová felírni és elkészíteni a feladatait, dátumokkal és leírásokkal. Lehet notebook, naptár, tervező (aminek használatát soha nem értettem), bármi. A legfontosabb nem a közeg, hanem a szokás .

Mindent leírhat kaparós papírra, mindaddig, amíg naponta megnézi. Vagyis mindaddig, amíg megteremti azt a szokást, hogy minden nap megnézi és elvégzi a feladatait, bárhová is hagyja őket, ez rendben van. De ne feledje, hogy a szokások kialakításához legalább 21 napra van szükségünk.

Szervezzen fizikailag

Úgy tűnik, hogy mindaz, amiről itt beszélek, feladatokhoz és tennivalókhoz kapcsolódik, de a munkahelyét és a fizikai terét meg kell szervezni. Senki sem tehet semmit nagyon rendetlen környezetben, mert ez sok vizuális szennyezést okoz, ami végül elvonja az elméd figyelmét.

Összpontosítás, erő és hit. De főleg a hangsúly

Van hangsúly a dolog, amit csinálnak. Az összpontosítás érdekében azt mondom: Egyszerre csak egyet csináljon . Ne próbálja magáévá tenni a világot, és egyszerre öt dolgot csinálni, válasszon egy feladatot, hajtsa végre a végéig, majd folytassa a másikval.

Rögtön apró feladatok!

Ha olyan feladata van, amely legfeljebb 2 percet vesz igénybe - például küldjön e-mailt, válaszoljon egy személynek, információt kérjen, változtasson - azonnal tegye meg. Ezeknek a feladatoknak nem is kell szerepelnie a teendők listáján, csak végezze el őket, amint belegondol.

Ez kivétel az előző megjegyzés alól, ahol úgy fogalmaztam, hogy mindennek szerepelnie kell a listán. Mivel az az idő, amely alatt egy kis feladatot írhat a listára, ugyanannyi időt töltene, mint amennyit a feladat befejezésével töltene.

Kereskedelmi eszközök

Mivel most egy kicsit kitértünk arra, hogy mi is a személyes szervezet, most beszélni fogunk arról, hogyan lehet szerveződni - részletesen! Mindez az életének megkönnyítésére választott eszközökről és a saját önfegyelméről szól.

Mit szervezzek?

Mindig azt mondjuk, hogy "Ah, szerveznünk kell", de mit kell szervezni? Életed. Oké ... De mitől áll az életed?

Ez személyenként változik, de próbálj meg egy érdekes elmélkedési gyakorlatot végrehajtani: Ülj le (vagy állj), és sorold fel azokat a dolgokat, amelyeket általában egy egész nap elvégzel. Ezt követően próbáld meg felsorolni, hogy mit lépsz kapcsolatba egy ilyen feladat végrehajtásával, például:

  • Válaszoljon e-mailekre ( itt az interakció az e-mailrel történne )
  • Javítsa ki a naptárt ( az interakció itt a napirenddel lenne )
  • Fizetni számlákat ( A számlák kölcsönhatás lenne )

Stb...

Megállapítja, hogy általában egy személynek nem kell háromnál több dolgot szerveznie: e-maileket, Naptárt és Feladatokat.

Fontos azonban elmondani, hogy ezeken az elemeken belül különféle kategóriák soraink lehetnek, ahol létrehozhatunk más elemeket, amelyeket másként kell kezelni.

Például folyamatosan foglalkozom eseményekkel, cikkekkel, kiadványokkal és kódokkal, így a leginkább használt eszközök a naptár, az e-mailek és a szövegszerkesztők. De nem kategorizálhatok mindent napirenden szereplő eseményként - több kategóriám van, amelyeket másként kell kezelni.

Ilyen módon azt szeretném mondani, hogy a szervezendő elemek a következők:

Feladatok

  • E-mailek
  • Jegyzetek és dokumentumok

Menetrend

  • Személyes események
  • Online események
  • Külső munka (szabadúszó)
  • Napi feladatok (személyes vagy munkahelyi)
  • Számlák
  • Személyes vállalások
  • Pihenőidők (szabadidő, hobbi)
  • Semleges idő ( szabadidő )

Tehát elérkeztünk a napirend legnagyobb vitájához: Szerveznünk kellene és meg kellene terveznünk a szabadidőnket? Igen! Szabadidő van, mint bármely más, és erről a következő bekezdésekben még többet beszélünk. De az ötlet az, hogy a napirendnek ne legyen "üres" helye. Mindent el kell foglalni valamivel, amit szeretnél csinálni.

És akkor van még egy szuper érvényes kérdésünk: De ha megtervezem a szabadidőmet, abbahagyja a szabadidő eltöltését?

Nos, miért lenne? Az, hogy a szabadidődet napirendre veszed, hogy azt tegyél, amit akarsz, nem jelenti azt, hogy módszeresen formálod át formális munkaidővé, amelyet a betűig követni kell.

Látja, hogy a személyes szervezés gondolata nemcsak a munkahelyi feladatokra érvényes, hanem éppen ellenkezőleg. A személyes szervezés azt jelenti, hogy átveszi az idő irányítását, hogy pontosan tudja, hogyan lehet a lehető legjobban kihasználni. Minden idejét a személyes szervezési módszereinek kell tartalmaznia.

Csak akkor átvegye az irányítást az idejét, ha minden azt most terveznek, egyébként akkor tervezési hiányosságok, és ez hatással lesz az életed.

Most ezeket a legfontosabb témákat boncolgatjuk.

Menetrend

A napirend a legjobb barátod a személyes szervezetben. Ne feledje a szervezet legnagyobb mottóját:

Ha nincs napirenden, akkor nem is létezik

Csak nem felejtheti el, hogy felvegyen valamit a napirendbe, mert különben egyre több olyan dolog lesz, amely "nem létezik", és gyakran el is felejti a dolgokat.

Ez azt fogja érezni, hogy az általad alkalmazott módszertan nem működik, de semmi ilyesmi. Minden a szokásokról szól, amelyekről később beszélünk.

Eszközök

Az elvégzett munka ugyanolyan jó, mint a rendelkezésére álló eszközök, szóval beszéljünk egy kicsit a rendelkezésünkre álló ütemezési eszközökről:

  • Google Naptár: Ezt a kényelem kedvéért választottam. A Naptár már integrálva van a Gmail e-mail fiókokkal (amelyeket elsődleges fiókként használok), így rendkívül kényelmes használni
  • Outlook Naptár: Ugyanaz, mint az elsődleges e-mail fiók, mint a Google Naptár az Outlook felhasználók számára
  • Apple Naptár: Ismét ugyanaz, mint az Apple-fiókok felhasználói, mint a fõ e-mail fiókok

Ezekhez az eszközökhöz néhány okból azt javaslom, hogy ragaszkodjon e három lehetőség egyikéhez:

  • Mindegyik e-mail fiókhoz van kapcsolva, ami megkönnyíti a kezelést. Ne feledje: mindig próbáljon meg minél kevesebb eszközt használni.
  • Ezek mind szinkronban vannak a felhőben, ezért nagyon nehéz elveszítenie adatait. Emellett sokkal könnyebb az egyik eszközről a másikra migrálni.
  • Mindegyikük rendelkezik webes klienssel.

És most elérkeztünk a legfontosabb ponthoz: Az összes naptár támogatja a külső naptárak importját . Ez azért fontos, mert legtöbbször személyes napirendje és munkarendje lesz. Javaslom továbbá, hogy készítsen napirendet minden elvégzett feladattípushoz.

Ez azt jelenti, hogy fontos, hogy az összes menetrendet egyetlen helyre állítsa. Ez megkönnyíti a kezelést, amíg az ütemezések szinkronizálva vannak . Ez azt jelenti, hogy ha például a munkarendemet megváltoztatom a személyes ütemtervemhez képest, akkor az az eredeti ütemtervre terjeszti.

Bonyolultnak hangzik? Nézzünk meg egy példát:

Tegyük fel, hogy a munkarendemben módosítok egy eseményt a személyes ütemtervemhez képest. Például a személyes ütemezésemről megváltoztatom az RSVP-t "igen" -ről "nem" -re egy munkahelyi értekezletre. Ezt a változást át kell terjeszteni a munka napirendjére, ahol az eseménynek azt kell mondania, hogy már nem leszek jelen.

Ez azért lehetséges, mert a legtöbb naptár a CalDAV protokollt használja, amely a távoli naptárak szokásos kommunikációs protokollja.

Ha nem elégedett a kiválasztott naptár alapértelmezett nézeteivel, bármikor letölthet egy módosítható klienst. Akár más lehetőségeket és szolgáltatásokat is felvehet.

Például, ha nem szeret hozzáférni az interneten keresztül, az Outlook kiváló PWA-val rendelkezik (itt olvashatja el, hogyan kell csinálni). Az is lehetséges, hogy a Chrome webalkalmazásain keresztül bármely webhelyet asztali alkalmazássá alakítson.

A napirend megszervezése

A napirend megszervezése nagyon fontos, mivel onnan fogja megszerezni az összes saját személyes szervezetét. Ezért a napirend minden itteni "elméletünk" fő pontja.

Minden tevékenységhez legyen más ütemterve

Amikor a fent leírt eszközök bármelyikével létrehozunk egy naptárt, automatikusan egy "Naptár" nevű naptárat kapunk. Ez azonban nem azt jelenti, hogy ugyanazon a napirenden egyetlen naptárhoz kell ragaszkodnunk, és nem kellene.

Ez jó gyakorlat, hogy hozzon létre egy új naptár - vagy egy új menetrendet, a platformtól függően - az egyes tevékenységek Ön részt vesz. Látod, milyen én szervezem napirendek:

Mivel a naptár portugál nyelvű, a lefordított neveket feltüntetem a listában, az eredeti neveket pedig zárójelben:

  • Személyes (Pessoal): Ez a szokásos naptár, amelyet átneveztem személyes naptáramnak. Ebben megjelölök minden személyes elkötelezettségemet és azokat, amelyek nem illenek más napirendbe.
  • Megerősített események (Eventos confirmados): Ebben a naptárban megjelölöm azokat az eseményeket, amelyeken biztos vagyok, hogy részt veszek, mint például találkozók, előadások, konferenciák, webes szemináriumok, podcastok ...
  • Meg nem erősített események (Eventos não confirmados): Itt van a "Mentse el a dátumot" azokra az eseményekre, amelyekre előadási javaslatokat nyújtottam be, vagy amelyeken a részvétel küszöbén állok, de még nincsenek teljesen megerősítve.
  • SP események (Eventos SP) : Ebben a naptárban más eseményeket jelölök meg, amelyeken részt veszek, de nem beszélőként vagy munkatársként, csak hallgatóként. Ez egy közös napirend több ember között, akik eseményeket szerveznek São Paulóban, ezért inkább útmutatóként szolgál az események ugyanazon napokon történő ütemezésének elkerülésére.
  • Család (Família): Ezt a napirendet megosztom szüleimmel és a családom többi emberével, hogy megismerhessük azokat a napokat, amikor mindenki elfoglalt.
  • Szabadúszó (Freelas): Itt van egy menetrend a mellékprojektek szállítási dátumainak és az ügyfelekkel való fontos találkozók ütemezéséhez.
  • Feladatok (Tarefas) : Ez kétségtelenül a legfontosabb napirend, mivel itt szinkronizálom a feladataimat a teendők listájával.

Adjon hozzá színt

Sokkal könnyebb azonosítani és ellenőrizni, hogy mi történik, ha színt ad a naptáraknak és a feladatoknak. Így sokkal tisztábban láthatja, mi veszi el több idejét.

A naptáram színein keresztül láthatja, hogy melyik kategória tartozik:

Ne feledje, hogy vannak feladatok a többi feladattól balra - ez azért van, mert azok az elemek, amelyek eredetileg a naptárhoz kerültek, és amelyeknek ez a kategória a színe. Láthatja, hogy a szürke szegéllyel rendelkező elemeket hozzáadták a "feladatok" naptárhoz. De magam is színeztem más színnel. Ezeket az elemeket általában kategóriák szerint színezem, így azonnal tudom, mit kell tennem bizonyos napokon.

Ezenkívül a naptár elemeinek színezése segít megérteni, hogy hol tölti a legtöbb időt. Például a naptárban nagyon jelen lévő világoszöld tételek a munkamegbeszélések napirendjéhez tartoznak (így láthatja, hogy napjaimat szinte mind átjárják a találkozók).

Az Outlook lehetővé teszi ikonok hozzáadását az eseményekhez, hogy azok még könnyebben megtalálhatók legyenek.

Túllépni a feladaton

A naptár feladatai megtervezése nem csak az elem létrehozását és a naptárba helyezését foglalja magában. Más tényezőket is figyelembe kell venni:

  • Utazási idő
  • Váratlan
  • Könnyű eljutni a helyszínre
  • Távolság

Mindezt figyelembe kell venni, hogy a tervezés hatékony legyen. Néhány fontos téma arról szól, hogyan gondolkodhat túl azon, amit meg kell tennie:

  • Mérje meg az utazási időt: Egyes naptárak (például az Apple iCalendar) képesek megadni az utazási időt, így az esemény egy kis plusz idővel telik meg, amely az utazási időt a helyszínre teszi. Ha ez nincs a napirendjén, készítsen egy másik utazási menetrendet, vagy próbáljon mindig figyelembe venni, hogy az otthonodon kívül eső összes feladatnak időre van szüksége, amíg el nem éri a helyet.
  • Használja ki a címet: Amikor csak teheti, adja meg azt a címet, ahol az eseményre sor kerül. Így a legtöbb menetrend már tudatja Önnel, mennyi időbe telik megérkezni a helyre előre.
  • A 15 perces szabály: A naptárban szereplő elemeket mindig a tényleges kezdés időpontja előtt 15 perccel kezdje, így soha nem fog késni egy megbeszélésről.
  • Használja az értesítéseket: Adjon hozzá értesítéseket, amikor az esemény közeleg, és mindig többet is! Ez konfigurálható ütemezés szerint alapértelmezettként és esemény szerint.

Előre nem látható események történnek

A feladatok napi átrendezéséhez mindig készen áll az ütemezés felülvizsgálatára. Előre nem látható események történnek, a tervek megváltoznak, így a napirendet soha nem lehet kőbe írni. Bizonyos rugalmassággal kell rendelkeznie mindenben, amit tehet.

Nem hiányzik a napirend megváltoztatásának terve. Éppen ellenkezőleg, a történéshez való alkalmazkodás képessége kiemelkedően magas szintű személyes szervezettséget mutat.

Nézz le az útra

Ne ragaszkodjon csak a következő héten bekövetkező események ütemezéséhez. Tervezze meg és ütemezze MINDEN eseményt, amelyek történni fognak, és amelyeknek már van dátuma, beleértve a következő évben bekövetkező eseményeket is.

Nincs rossz menetrend

Nincs olyan feladat, amelyet ne lehetne ütemezni. Mindig fel ALL ezek a napirenden, az Ön legalább kedvencek a legnagyobb konferenciák. Ne feledje: "Ha nincs napirenden, akkor nem is létezik"

Ütemezze szabadidejét

Mint korábban mondtuk, rendkívül fontos beosztani a számodra szánt időt. Élvezze tehát, és ütemezze a szabadidőt úgy, hogy ne ütemezzen rá más dolgokat.

Ezenkívül mindig ütemezze az ebédidőt a személyes és a vállalati naptárba. Így más emberek (és még te is) képtelenek beosztani a dolgokat ilyenkor.

Legyen értelmes a menetrendekkel

Ez a találkozó soha nem kezdődik 10 órakor ... milyen frusztráló. Mindig bonyolult együtt dolgozni más emberekkel és a menetrenddel, ezért próbálj meg keményebben ragaszkodni a dolgokhoz tervezett időhöz.

De mindig próbáljon egy kis időt szánni magának a feladatai között, hogy ne boruljon el.

Fókuszidő

Mindennap próbáljon meg egy kis időt kitűzni, csak az összpontosítás érdekében. Ez idő alatt csak annak szentelje magát, amit ütemeznek. Vagyis ne válaszoljon az üzenetekre, ne válaszoljon az e-mailekre (hacsak természetesen nem ezek a fókusz feladatok).

Az Outlook rendelkezik az Insights nevű kiterjesztéssel, amely - nagyon jó dolgok mellett - lehetővé teszi a fókuszidő heti ütemezését. Ezen kívül vannak más programok, például a RescueTime, amelyek lehetővé teszik a napi termelékenység elemzését:

Ez pedig egy másik fontos témához vezet.

Keressen olyan eszközöket, amelyek segítenek Önnek

A legfontosabb mantrát, amelyet életre hívok, az, hogy egyszerűnek kell tartanunk a dolgokat. Ez azt jelenti, hogy csak kis számú, de hatékony eszközt kell használnunk.

Néhány hónapig több eszközt kerestem és teszteltem, amelyek közül néhány nem sok hasznot hozott. De találtam másokat, mint például az Insights és a RescueTime, amelyek szuper érdekes dolgokat mutattak nekem.

Értse meg az idejét

A betekintés mellett nagyon fontos a nagyobb kép látása. Más eszközök, mint például a WakaTime, lehetővé teszik, hogy pontosan ellenőrizhesse, mit csinál és hol tölti az idő nagy részét (és közben mit csinál).

Az ilyen eszközök segíthetnek ötleteket szerezni abban, hogyan lehetne önállóan fejleszteni személyes szervezetét.

A RescueTime esetében kiterjesztései vannak a számítógépéhez, mobiltelefonjához és táblagépéhez, amelyek elemzik az Ön által végzett tevékenység típusait, és produktív időnek minősítik őket.

Ez mind konfigurálható, és megmutatja például, hogy naponta hányszor vitte ki a mobiltelefonját, hogy megnézze. Segít olyan célok kitűzésében is, amelyekre törekedhet a hét folyamán.

Fontos megjegyezni, hogy ezek az eszközök adatok alapján működnek, ezért hosszú ideig (legalább két hónapig) kell használni őket, mielőtt eldöntené, hogy valóban működnek-e vagy sem. Szóval, hagyjon nekik időt az alkalmazkodásra.

E-mailek

A személyes szervezés egyik nagy gazembere? E-mailek. Az elmúlt 20 évben az e-mail az egyik legnépszerűbb kommunikációs formává vált. Ezek azonban nemcsak a beérkező leveleket, hanem az idejét is kitöltik. Végül is sokan vannak ...

Az idő és a szükségesség arra késztetett bennünket, hogy más fontos technikák mellett kidolgozzunk egy módszert az inbox zero nevű e-mailek kezelésére.

Inbox Zero

Minden e-mail olyan művelet, amely műveletet igényel. Merlin Mann író és podcaster már régen elkészítette az inbox zero modellt, és a mai napig ez az egyik leghatékonyabb módszer az e-mailek kezelésére.

Ennek a módszertannak a célja egyszerű: minden nap nullázni a postaládát, hogy ne legyenek függőben lévő problémái.

Ehhez minden e-mail négyféle műveletet hajthat végre:

  • Kizárás: Nincs mit tenni? Téged nem érint? Soha többé nem kell visszatérnie erre az e-mailre? Törölje vagy archiválja - ne feledje, hogy soha ne hagyjon olvasott e-mailt a postaládájában.
  • Meghatalmazott: Ha az e-mail Önhöz érkezett, de Ön nem a legalkalmasabb a kereslet megoldására, akkor továbbítsa ezt az e-mailt másnak, aki megoldhatja azt. Ez nem azt jelenti, hogy automatikusan a menedzser leszel. Ebben a 2016-os cikkben Mia Lotringer személyes szervező azt mondja, hogy különösen fontos átadni a labdát a szomszédnak, ahogy csak tudsz, kerüld a függőben lévő problémákat.
  • Küldés / Tervezés: Az e-mail elhalasztása - vagy ahogy szeretem nevezni - tervezés - az egyik legmenőbb funkció, amely a régi (de arany) Google Inboxban létezett, amely tökéletesen alkalmazta az inbox zero technikát! Ha az e-mail megválaszolása több mint két percet vesz igénybe, akkor a legjobb, ha elhalasztja egy meghatározott időpontra, ahol nyugodtan válaszolhat, és felveheti az összes elemet, amely a tisztességes válaszhoz szükséges. Ma már a Gmail és az új Outlook is rendelkezik e-mail halasztási funkcióval. Szeretnék ennél mélyebben elmélyülni - az e-mail elhalasztása mellett egy feladatot is hozzáadok a kedvenc feladatrendszerembe (a Gmail és az Outlook Web is).
  • Tegye: Ellenkező esetben, ha az e-mail megválasztása kevesebb, mint két percet vesz igénybe, vagy azonnal megválaszolható, ne pazarolja az időt a mozgatásával, csak válaszoljon és töltsön be.

Ütemezze beérkező levelek nulláját

Mint minden feladat, az inbox zero is napi művelet, amelyet végre kell hajtani. De a legtöbb embernek szokása, hogy napközben többször is ellenőrzi az e-maileket. A Columbia Egyetem kutatói bebizonyították, hogy az e-mail naponta csak háromszor történő ellenőrzése jelentősen csökkentheti a stressz szintjét.

Esetemben általában reggel kilenckor szoktam ellenőrizni az e-mailt, amikor dolgozni kezdek. Az egész folyamat legfeljebb 30 percet vesz igénybe, így reggel 9: 30-kor már szabad vagyok. Ezután ebéd után, 13 óra körül, majd késő délután 17: 30-kor ismét ellenőrizem, mielőtt befejezettnek jelölném a napot.

Az e-mailek feladatok

Ne felejtsük el, hogy minden e-mail műveletet kér. Ez a művelet lehet gyors vagy időigényes. Ha a művelet időbe telik, feladattá válik, amelyet be kell ütemezni a feladatrendszerbe és fel kell venni a napirendre .

Feladatok

Most érkeztünk oda, ahol mindenki azt gondolja, hogy a probléma rejlik: a feladatlista! Számos nagyon jól bevált módszer létezik, amelyek segítenek a személyes szervezet működésében.

Eleinte azt mondhatjuk, hogy a feladatlisták nagyon szükségesek, mert az emberek jobban alkalmazkodnak, ha van egy lista objektív és konkrét dolgokról, amelyeket meg kell tennünk. Így nem mindig kell gondolkodnunk.

A feladatoknak a következőknek kell lenniük:

  • Egyszerű
  • Tömör
  • Egyértelmű

Az eszköz kiválasztása

Íme egy sor eszköz, amelyek léteznek a feladatok rendezéséhez. Mint korábban mondtam, a hatékonyság megtalálásának titka az, hogy minél kevesebb eszközt használjon, amelyet jól használ. És ez a hatékonyság abból adódik, hogy integrálja eszközeit úgy, hogy mindegyik egyben működjön.

Kezdjük a korábban említett naptárrendszerek natív eszközeivel.

  • Az első a Microsoft To Do, amely már integrálva van az Outlook programba, következésképpen a naptárba. Mobilalkalmazásai is vannak, amellett, hogy nagyon jól integrálódik az Insights-hoz.
  • Aztán megvan a Google Tasks, amely szintén integrálva van a Gmailbe és a Google Naptárba, és rendelkezik mobilalkalmazásokkal.
  • Végül rendelkezünk az Apple emlékeztetőivel, amelyek ugyanazokat a funkciókat látják el. Bár nincs közvetlenül integrálva a naptárba, szinkronizált és natív minden Apple-eszközön.

Ez a három eszköz alkotja a legegyszerűbben elvégezhető integrációkat, mivel magukban a platformokban honosak. Ha kezdő vagy (vagy már egy ideje szervezkedsz), akkor azt javaslom, hogy itt kezdd.

Vannak más lehetőségek azok számára, akik Kanban-szerűbb modellt akarnak követni, például Trello. Nézd meg.

Amikor azonban először elkezdtem dolgozni a személyes szervezéssel, ezek az alkalmazások még nem léteztek. Így végül egy másik eszközhöz mentem, ami még mindig az egyik eszköz, ami a legjobban tetszik: a Todoist .

Számomra a Todoist volt a helyes választás, mert nagyon egyszerű. Ez csak egy feladatlista, amely lehetővé teszi bizonyos típusú címkék felvételét és több kategória létrehozását, amelyeket projekteknek nevezünk:

Olyan rendszert kerestem, ahol le tudtam írni az összes feladatomat, valamint kitűzhettem a határidőket és emlékeztethettem őket. A Todoist sokkal többet adott nekem, mint amire szükségem volt.

Amellett, hogy kiváló webes, asztali és mobil alkalmazásokkal rendelkezik, integrálva van a Google Naptárral is. Ez azt jelenti, hogy a privát naptárban létrehozott összes esemény a Todoist feladattá válik, a Todoist összes feladata a naptáram elemévé válik.

Ezenkívül lehetővé teszi a feladatok címkézését, hogy később könnyebben megtalálja azokat. Ezenkívül, ha több emberrel vesz részt egy projekten, akkor meg lehet osztani egy vagy több projektet más felhasználókkal mindenki számára.

Apró tippek az eszközökről

Íme néhány apró tipp, amelyeket a különböző feladatkezelő alkalmazások használata közben vettem fel.

Van egy korlátod

Mindannyian korlátozzuk a mindennap elvégezhető feladatok számát, legyen az időkorlát vagy kognitív. Nem kényszeríthetjük magunkat arra, hogy egy nap alatt túl sok összetett feladatot hajtsunk végre.

És ezt a határt mindannyian meghatározzuk, nincs mágikus szám. Ne próbáljon meg huszonöt feladatot belefoglalni egy napba, mivel végül nem fogja mindet elvégezni. Ez azt a hamis benyomást kelti Önben, hogy nem megfelelően szervezte meg magát.

Ha meg szeretné próbálni, hogy mi a napi korlátja, próbálja meg alkalmazni a Scrum point technikát a címkék minden feladatra való alkalmazásához, azok nehézségei szerint. A hét végén számold meg a teljes feladatok pontjait és írd le őket. A hónap végén adja meg átlagosan az összesített pontok számát, és megkapja a becsült számot.

Mérje meg az időt

Az egyik leghasznosabb dolog, amit saját személyes szervezetünk számára tehetünk, az, hogy megmérjük az egyes feladatokra fordított idő mennyiségét. Ezt olyan eszközökkel tehetjük meg, mint a Toggl - aminek egyébként egy csodálatos képregényekkel teli blogja van -, és pontosan megmérhetjük, mennyi időt töltünk az egyes elvégzett feladatokkal. Az eszközt integrálhatja a Todoist vagy másokkal is.

Az én szemszögemből azonban az időmérés kissé túl szélsőséges, amikor személyes szervezést végzünk. Ez azért van, mert legalábbis számomra ez nem adott érdekes felismerést, és gyakran elfelejtettem elindítani az időzítőt.

Minél részletesebb, annál jobb

Mint korábban említettük, feladatainak egyszerűnek, ugyanakkor tömörnek kell lenniük. Tehát próbáld meg nagyon leíró jellegűvé tenni a teendők címeit anélkül, hogy túl sokat írnál. Ezután megjegyzést fűzhet a feladatokhoz, és csatolhat mindent, ami a végrehajtásához szükséges.

A többi feladatkezelő eszközről nem sokat tudok mondani, mivel még soha nem használtam sokat, de a Todoist lehetővé teszi számunkra, hogy hozzászólásokat fűzzünk és fájlokat csatoljunk a feladatainkhoz.

Tehát a feladat létrehozásakor írja le azt gyors és tömör címmel, de hagyjon egy megjegyzést a lehető legrészletesebben. Csatoljon minden szükséges fájlt, még akkor is, ha ezek a fájlok már máshol vannak.

Nézzünk át egy példát: kaptam egy e-mailt egy dokumentumról, amelyet át kellett néznem és vissza kellett küldeni a feladónak. De meg kellett kérnem mást, hogy a felülvizsgálat után is nézze át a dokumentumot. Tehát mi lenne a feladatom?

  1. Hozzon létre egy feladatot "Dokumentumok elemzése az X e-mailből" ütemezett dátummal és idővel
  2. Hozzáadnám a feladatot egy Todoist projektbe
  3. Megjegyzem a feladat kontextusát - így bármikor visszatérhetek hozzá, és tudnám, mi történik és mi a kontextus, amelyet követnem kell
  4. Csatolja a dokumentumot és az e-mailt a feladathoz
  5. Hozzon létre egy másik feladatot "Küldje el a dokumentumot Y-nek", és kommentálja a feladat szövegkörnyezetét az e-mail és az a személy írásával, akinek a választ el kell küldenem.

Oszd meg és uralkodj

Mint az elején láttuk, az emberi figyelem kb. 20 perc, így nem tudunk túl hosszú feladatokat létrehozni. Ennek elősegítése érdekében a legtöbb eszköz felajánl egy részfeladat-rendszert, ahol nagyobb feladatot és több kis feladatot is beilleszthetünk.

Vegyük az előző példát, és tegyük szervezettebben:

  1. Hozzon létre egy feladatot "Dokumentumok elemzése az X e-mailből" ütemezett dátummal és idővel
  2. Hozzáadnám a feladatot egy Todoist projektbe
  3. Kommentálnám a feladat kontextusát, így bármikor visszatérhetek hozzá, hogy tudjam, mi történt és mi az a kontextus, amelyet követnem kell
  4. Csatolja az e-mailt a feladathoz
  5. Létrehozok egy "Z dokumentum elemzése" részfeladatot
  6. Csatolja a dokumentumot a feladathoz
  7. Létrehozok egy újabb részfeladatot "Küldje el a dokumentumot Y-nek", és megjegyzést fűzök a feladat kontextusához az e-mail megírásával és azzal a személlyel, akinek a választ el kell küldenem.

Létrehozhatnánk egy másik részfeladatot, amelyet egy bizonyos idő elteltével nyomon követhetünk az illetővel, vagy akár egy másik feladatot is, hogy újra elemezzük és válaszoljunk. Mindegyik ütemezett dátummal és idővel szerepel, és ugyanabban a projektben szerepel.

Jegyzetek és bármi más

Amellett, hogy mit kell tennünk, fontos tudni, hogy mit csinálunk jelenleg, és jegyzetelni. És ami még fontosabb, mint a jegyzetelés, egyszerűen és hatékonyan kell megőriznünk ezeket a jegyzeteket, hogy később visszatérhessünk hozzájuk.

Ebben a részben csak egy listát hagyok az általam használt eszközökről, de ki kell választania, hogy mi működik a legjobban.

Github

Ha vannak tanulmányi jegyzeteid vagy bármi, ami nyilvános, vagy akár privát, akkor a GitHub-tárházban tárolhatod őket - mint én -, és biztonságosak és változatosak lesznek.

Google Keep

A Keep kiváló eszköz a jegyzetek rendszerezésére a modell utáni részén - és még a tennivalókat is támogatja! Én személy szerint sokáig használtam, mielőtt áttértem egy másik, nekem jobban megfelelő eszközre.

Véleményem szerint a Keep az egyensúly a funkcionalitás és az egyszerűség között. A probléma az, hogy kissé nehéz, és nincs annyi funkciója.

Fogalom

Sok évig használtam a Google Keepet, amíg felfedeztem a Notiont. Ez lényegében egy olyan eszköz, amely mindent tartalmaz . Készíthet táblázatokat, naptárakat, tervezhet projekteket és mindent. Ez valóban kiváló eszköz, és ma ez a választott eszközem mindenre, amit meg kell tartanom. És bármilyen platformra vannak alkalmazásai.

Ma ezt az alkalmazást használom az általam írt tartalom listájának rendezéséhez (beleértve ezt a cikket is), valamint a jövőben is. Vezetem a beszélgetések listáit és a beszélgetések ötleteit, a közvetítéseket, a gyakorolni kívánt dalokat, más fontos jegyzeteket stb.

Nem, ezt a cikket sajnos nem a Notion szponzorálja?

A fogalommal kapcsolatban még egy szép dolog, hogy natív módon importálhat más eszközökből tartalmat, és számíthat egy sor sablonra is, amellyel létrehozhatja azt, amit szeretne, anélkül, hogy túl sokat kellene gondolkodnia:

Számos testreszabási formája van, beleértve a dinamikus szervezeti szűrőket is:

Igen, késleltettem a cikk megjelenését ... De előre nem látható események történnek, és fel kell készülni rájuk.

Natív jegyzetek

Használhatja a natív jegyzetek alkalmazást a számítógépén / mobiltelefonján is. Az Apple esetében a Notes-ról beszélünk, de minden mobiltelefon rendelkezik natív Notes alkalmazással.

Módszertanok

Most, hogy beszéltünk a szerszámokról, a bevált módszerekről, tippekről és trükkökről, térjünk át az önszervezés módszereire.

A módszertan egy módszer tanulmányozása, vagy a végső cél elérésének módjainak tanulmányozása. A módszertanok segítenek abban, hogy megpróbáltatások helyett szervezettebben és konkrétabban kövessük az utat. Végül is pontosan ezeknek a próbálkozásoknak a tanulmányozása.

Fontos azt mondani, hogy ha egy módszertan tökéletesen illeszkedik ahhoz, amit csinálsz, akkor valószínűleg rosszul csinálod. A módszertanokat azért hozták létre, hogy útmutatást nyújtsanak a viselkedésünkhöz, de nem arra, hogy diktálják, hogyan kell végrehajtanunk a feladatainkat. A legtöbb esetben egy módszertant az Ön igényeinek megfelelően kell adaptálni vagy akár módosítani.

Miért érdemes módszertant használni?

Az évek során megpróbáltam magam megszervezni, olyan módszereket és tevékenységeket próbáltam létrehozni, amelyek hatékonyabbá tesznek a személyes szervezésben. De nem mindig ez a legjobb módszer erre - gyakran nagyon hatékony módszereket fedezünk fel, de nem praktikusak, és fordítva.

Egy idő után megtudtam, hogy más embereknek ugyanazok a problémáik vannak, mint nekem, és különböző elképzeléseik vannak arról, hogyan kell kezelni őket. Tehát elkezdtem egy kicsit többet megismerni a módszertanokról.

A szervezés módszerei

Általánosságban elmondható, hogy bárki, aki szoftverfejlesztéssel foglalkozik, eléggé megszokta az agilis fejlesztési módszert, az Agile, a Scrum, a Kanban és más híres módszereket. És ezek az agilis módszerek nagyon, jól ... mozgékonysá tehetik az életedet is.

Éppen ezért sokszor a személyes szervezet "kölcsönzi" a termelékenység technikáját ezekből a módszerekből, amelyeket azért hoztak létre, hogy segítsenek az embereknek rövid idő alatt sokat elérni. A legsikeresebb módszerek szerintem a következők:

  • Dulakodás
  • Kanban

Az idő múlásával azonban az emberek elkezdték az eredetileg komplett csapatok számára létrehozott Agile módszereket alkalmazni, és egyéni módszerekké alakítani a feladatok kezelésére és teljesítésére. Ezért más módszerek jelentek meg, a legismertebb a GTD ( Get Things Done ).

Ezenkívül számos olyan technikát fejlesztettek ki, mint például a Pomodoro óra használata, amelyek kombinálhatók módszerekkel még hatékonyabb eredmény elérése érdekében.

Beszéljünk egy kicsit mindegyikről és azok alkalmazhatóságáról.

Scrum a személyes szervezetben

A Scrum egy mozgékony, folyamatos visszacsatolási módszertan. Ebben egy terméktulajdonos, egy Scrum Master és egy fejlesztőcsapat evolúciós iterációkat hajt végre egy termékről, így azt az ügyfél minden folyamatban való részvételével együtt fejlesztik ki. Ez eltér a régebbi vízesés- modelltől, amely lépésről lépésre épült.

A csapat sprintekre szerveződik, amelyek 7, 14 vagy több napig is eltarthatnak. Ezekben a sprintekben már le van írva az adott időkereten belül elvégzendő összes feladat, és semmi mást nem lehet megváltoztatni a következő sprintig.

A csapat minden nap tart egy 15 perces felállást, és a sprint végén a csapat áttekintést és visszatekintést végez.

Természetesen nincs módunk beépíteni a csoporttalálkozókat a személyes szervezési módszertanunkba, hacsak nincs tehetsége a dolgok megbeszélésére magával. De a sprintmodellt széles körben használják (némi könnyítéssel), hogy tovább javítsák az idő megszervezését.

Az alábbiakban néhány olyan pontra gondolhatunk, amelyekre módszertanunk kidolgozása során gondolhatunk:

  • Használjon 7 napos sprinteket. Vagyis tervezd meg az egész hetedet vasárnap
  • Használjon sprintpontokat (amelyekről az előző bekezdésekben beszéltünk) mérje meg a sprintenként elvégzett feladatok számát. Így tudni fogja, ha túllépi a határértéket.
  • Ne feledje: Előre nem látható események történnek , ezért enyhítse azt a szabályt, miszerint semmit sem kell megváltoztatnia a sprintben, hogy az lehetővé tegye a kiegészítéseket és eltávolításokat a hét folyamán.
  • Opcionálisan a sprint végén végezzen visszamenőleges ellenőrzést, hogy mit csinált jól vagy nem az adott héten, hogy a következő héten ne ismételje meg a hibát.

Kanban személyes szervezésben

A Kanban egy másik érdekes modell, amelyet gyakran kevernek a Scrumhoz. Ebben a modellben a vizualizáció a kulcs, ezért rendelkezünk úgynevezett Kanban - táblákkal , az alábbiak szerint:

A Kanban teljes módszertana az áramlásszabályozáson alapul. Tehát ahelyett, hogy valaki megmondaná, mit kell tennie, az emberek lemaradnak az igényeikről, és a csapat felveszi és elvégzi a feladatokat, mivel rendelkezésre állnak résidők.

A Kanban-ban ugyanis van egy korlátozott munkánk, amelyet egyszerre lehet elvégezni, és általában egy ember nem végezhet kettőnél több feladatot egyszerre.

Ezért szükséges a testület. Ha megnézi, hogy mi van blokkolva, mit csinál és mit kell tennie, érdekes betekintést nyújt azok számára, akik irányítják a projektet.

Ismételten, ha csak Önről van szó, akkor nem egy csapatnál dolgozik, ezért a módszertan egyes részeit, például azt, hogy valaki készítsen és kérjen olyan feladatokat, amelyek hozzáadódnak a lemaradáshoz, manuálisan kell elvégezni. Tehát íme néhány további tipp:

  • Használjon táblát a feladatok megszervezéséhez
  • Soroljon fel mindent, amit el kell végeznie, és az érkezésekor adja hozzá a feladatokat
  • Újrarendezze a lemaradást, amikor új feladatot ad hozzá
  • A fókuszáláshoz használja a munka korlátozását

GTD

A GTD-t (Get Things Done) David Allen, az amerikai készítette, aki munkáját annak szentelte, hogy felfedezze, hogyan lehet produktívabb. Véleményem szerint a GTD más módszerekkel kombinálva rendkívül hatékony módja lehet a dolgok valóra váltásának.

A GTD néhány lépésre oszlik:

  1. Rögzítés : Szerezd meg az elvégzendő feladatot vagy műveletet, és írd le megbízhatóbb módon, amint arról az előző bekezdésekben beszéltünk.
  2. Pontosítás : Az az idő, amely az összes feladat meghatározásához és leírásához szükséges.
  3. Rendezés : Tartsa a listát mindig rendszerezett és könnyen hozzáférhető
  4. Reflect : A feladatok áttekintése és a prioritások meghatározása
  5. Vegyen részt : kezdjen dolgozni

Nem kell minden lépést követnie a levélig. Nekem például nincs olyan pillanat a napomban, amikor tisztáznám az összes feladatot, mert soha nem fogok mindenre emlékezni. Tehát egyszerre rögzítek és tisztázok. A szervezés és az elmélkedés abban a pillanatban is megtörténik, amikor felveszek egy feladatot a listára (amit kölcsönvettem a Kanban-tól).

A módszertan egészét jól megmagyarázza az alábbi ábra:

Folyamatosan kapunk hozzájárulást a környezettől, mind az új feladatok, mind a mindennapi dolgok számára. Amint megkapjuk az egyik ilyen inputot, el kell gondolkodnunk: "Tehetek-e ezzel valamit?", Ha a válasz "nem", akkor három lehetősége van:

  • Dobd el : Soha nem fogod használni ezt (spam e-mail vagy hasonló)
  • Emlékeztető : Valószínűleg ezt valamikor használni fogja, és már tudja a dátumot. Tehát elhalaszthatja ezt a feladatot, amikor úgy gondolja, hogy használni fogja
  • Hivatkozás : Ha úgy gondolja, hogy ez az elem referenciaanyag lesz (dokumentum, tanúsítvány), tárolja nagyon jól szervezett helyen, hogy szupergyorsan megtalálhassa.

Ha van olyan művelete, amelyet végre lehet hajtani a feladaton, térjünk vissza az előző cikkhez, ahol háromféle műveletet hajthatunk végre a feladattal:

  • Ha kevesebb, mint 2 percig tart, akkor tegye meg!
  • Delegált : És amint átruházza, hozzon létre egy újabb nyomonkövetési feladatot egy jövőbeli dátumra
  • Halasztás : Amikor nincs szükségünk azonnali cselekvésre, de tudjuk, hogy a jövőben szükségünk lesz rá

Lássa, hogy az inbox zero technikákat alkalmazzuk, amelyeket az elején láttunk e módszertan technikáival. Vagyis mindegyik technikáját úgy alakítjuk át, hogy azok összességében jobban működjenek.

A GTD másik érdekes fogalma a "projektek" fogalma. Minden olyan feladatot, amelynek teljesítéséhez egynél több lépés szükséges, projektnek nevezzük. Ezek a projektek olyan feladatok csoportjai, amelyeknek minden szükséges információval rendelkezniük kell.

Pomodoro

Végül nem egy módszertanról, hanem egy technikáról fogunk beszélni. A Pomodorót Francesco Cirilo hozta létre a 80-as években.

Ez egy kissé radikális technika: megköveteli, hogy feladatait egyenként 25 perces időkeretben végezze el. Vagyis minden feladathoz legalább 25 percig teljesen meg kell szabadulnia a zavaró tényezőktől. Ezt az időkeretet pomodorónak hívják .

A pomodoro után öt perc szünetet tart. Négy pomodoros után pedig 30 perces szünet. Ez a technika az előző módszerekkel kombinálható a termelékenység növelése érdekében, mivel elkerüli a halogatást.

Amikor befejez egy feladatot, írja le, hány pomodorót vett be, és húzza ki a listából. Ez idővel segít megérteni, mennyi időbe telik a feladatok elvégzése.

Ugyanakkor, mint minden módszertan, ennek is vannak előnyei és hátrányai. Az egyik legnagyobb hátrány az, hogy ha "áramlási" állapotban van, ahol minden folyik és folyamatosan termel, akkor az időzítő a termelékenység kellős közepén érhet véget. Akkor hosszabb ideig tarthat visszatérni oda, ahol volt, vagy akár teljesen elveszíteni az ötletet.

Ezekben az esetekben az ideális az, ha a pomodoro idejét hosszabb időtartamra állítja be, hogy megszakítás nélkül koncentrálhasson.

Szokások

Amint ez a cikk kezdete óta világossá vált, a szokások nagyon fontosak. Nincs értelme a legjobb szervezési módszertannak lenni, de nincs szokása a listákat nézegetni.

A szokás létrehozása körülbelül 21 napot vesz igénybe, és nem lehet eltávolítani, csak egy másik szokással helyettesíteni. Tehát a szokások megteremtéséhez felhasználhatjuk saját akaraterőnket, és arra kényszeríthetjük magunkat, hogy ugyanazokat a dolgokat tegyük meg, amelyeket meg akarunk tartani, egymás után 21 napig, megszakítások nélkül. De ez mindenki számára nagyon nehéz, ezért mindannyian igénybe vehetünk egy kis segítséget.

Számos eszköz segíthet bennünket a szokások kialakításában, az egyik a Habitica, amely RPG kalanddá változtatja az életedet.

Van egy táblája, amely lehetővé teszi, hogy meghatározza szokásait, feladatait és azt, hogy mit szeretne naponta csinálni:

Készítse el saját módszertanát

Végül mindez a saját munkamódszerének kialakításával jár. Ne aggódjon az összes módszer ötleteinek szigorú követése miatt, mert ez nem fog működni. Az ideális az, ha mindegyiket adaptálja, és olyan alkatrészeket keres, amelyek jobban szervezik és jól érzik magukat, miközben alkalmazzák saját módszertanukat.

Esetemben megpróbálom követni a GTD módszertanát. Tehát, amikor valami nagyon fontos dolgon dolgozom, kikapcsolok minden elektronikus eszközt, és addig fókuszálok, amíg befejezem a feladatot. Nagyjából olyan, mint a pomodoro, de időzítő nélkül - mert ezt a technikát használtam, és nem nagyon alkalmazkodtam a szünetekhez.

Amikor új feladatom vagy új e-mailem van, végigviszem az infografika által leírt folyamatot, de nincs "inkubátorom" a feladatokhoz. Egyszerűen meg tudom csinálni vagy nem, és az el nem végzett feladatok végül a szemétkosárba kerülnek.

Ezen túlmenően minden feladatomhoz be van állítva az idő és a dátum - soha nem teszek fel egy feladatot "a lehető leghamarabb". Ha a feladat sürgős, akkor közvetlenül a feladat után vagy éppen most kell végrehajtani.

A magam megszervezéséhez általában folyamatosan módosítom a naptáramat, hogy alkalmazkodjak a változásokhoz, és mindig azon dolgozom, hogy javítsak rajta. Ez az utóbbi időben nem volt túl eredményes, ezért változtatni fogok, hogy kvantitatív értékelést (például a sprint pontokat) hetente alkalmazhassak, és minden vasárnap felülvizsgálhassam, akkor tervezem a következő sprintet.

Nem szeretem a "projekteket" a GTD-ben, mert nekem nincs sok értelme. Tehát a Todoistban végül projekteket használok kategóriákként annak meghatározására, hogy milyen munkának szentelem magam, például: Tanulmányok, Személyes, Cikkek stb.

Végül szeretném megtartani a Kanban ötletét, ezért az összes feladatot egyetlen "postaládába" szervezem, ami a lemaradásom lenne. Ezt követően egyenként keresem és veszem a feladatokat, és mindet kategóriákba rendezem, amíg a mezőben nincs új feladat.

Emellett nem tervezek egyszerre egyetlen hetet sem. Igyekszem úgy szervezni a feladatokat, hogy azok legalább két-három hétig kitöltődjenek. Mindig tömör leírást és kifejező címet töltök ki, amelyek segítenek emlékezni arra, mit kell tennem minden pillanatban.

Következtetés

Nincs a legjobb módszertan, mert a legjobb az, amelyik megfelel Önnek. Próbáljon meg kevertet keverni mindegyikből, hogy a legjobban működjön, és ne féljen tesztelni és hibázni. Végül is te irányítasz.

Amint elérted a személyes szervezés ideális szintjét, tudni fogod, hogy egész életed rendezett. És bármi is legyen, mindaddig, amíg teljesíted a feladataidat, tudod, hogy minden sikerülni fog, mert te tervezted! Ez a végső cél.

Remélem, hogy az én történetem és tippjeim segítettek néhányan szerveződni. Ha van más tipped, tudasd velem. Hozzunk létre egy jobb módszertant együtt! : D

Van egy személyes blogom is, ahol rengeteg tartalmat teszek közzé a fejlődésről és a saját gondolataimról. Ha van kedve velem beszélgetni, ellátogathat oda vagy a weboldalamra, amely az összes közösségi hálózat linkjeivel rendelkezik. Nyugodtan kövesse és nyúljon.

Szia!